Table of contents for How to do everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis.

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Counter
Contents 
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv
CHAPTER 1 Get Up to Speed with Word 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Start Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Understand the Word Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Understand Documents and Their Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Open an Existing Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Open a Recent Document Using the Office Button Menu . . . . . . . . . . . . 11
Use the Open Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Open a Document from a Windows Explorer Window . . . . . . . . . . . . . . 15
Open a Document from Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Open Documents Saved in Different Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Convert a Document to Word 2007 Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Use Views, Zooming, and Splitting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Choose Essential View Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Zoom the View In and Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Change the View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Change Views Using the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Use the Improved Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Use Print Layout View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Use Draft View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Use Web Layout View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Use Full Screen Reading View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Use Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Use Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Split the Document Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Open Extra Windows to See More of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Get Help with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
CHAPTER 2 Create and Save Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Create New Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Create a Blank Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Create a Document Based on a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Base a New Document on an Existing Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
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HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9069-8 /Front Matter
vi How to Do Everything with Microsoft Word 2007
Save Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Tell Word Where to Keep Your Documents and How to Save Them . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Save a Document for the First Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Save a Document That Already Has a Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Save a Document Using a Different Name, Folder, or Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Save a Document as PDF or XPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Enter Property Information for a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
CHAPTER 3 Navigate, Enter Text, and Use Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Understand the Secret of Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Understand What a Paragraph Is (in Word) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Understand What a Section Is . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Navigate Around Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Navigate with the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Navigate with the Mouse and the Scroll Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Select Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Move Quickly Through Search Results, Tables, Headings, or Other Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Navigate with the Document Map and Thumbnails . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Enter Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Enter Text Using the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Enter Text Using Copy and Paste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Insert a Document or Part of One . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Enter Text Using Handwriting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Enter Text Using a Scanner and OCR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Enter Text Using Speech Recognition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Enter Symbols and Special Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Edit Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Move or Copy Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Copy Several Items to the Clipboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Perform Special Pasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Delete Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Use Undo and Redo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Use Find and Replace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Find Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Find Characters You Can't Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Perform Advanced Searches with Wildcards and Pattern Matching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Replace Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Find and Replace Formatting or Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Replace Special Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
CHAPTER 4 Format Text Efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Understand Word's Main Formatting Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Format with the Mini Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Format with the Ribbon's Home Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 
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HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9068-8 /Front Matter
Contents vii
Format with Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Format from the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Apply Fast Font Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Apply Common Font Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Apply Less Common Font Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Apply Fast Paragraph Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Set Alignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Use Indentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Change the Line Spacing and Paragraph Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Set Tabs for Positioning Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Create Bulleted and Numbered Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Create a Numbered List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Continue an Existing List or Change the Starting Number . . . . . . . . . . . 134
Change the Position of a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Create a Bulleted List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Understand and Use Language Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Format Long Documents Efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Understand the Essentials of Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Learn Where Word Stores Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Apply Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Know When to Use Each Type of Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Update, Replace, or Remove Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Customize the Styles on the Quick Style Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Let Word Pick Styles for You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
See Which Styles You've Applied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Use Themes to Apply Complex Formatting Quickly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Understand What a Theme Is . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Learn Where to Find Your Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Get Started with Themes and Quick Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Change the Theme or Parts of It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Create a New Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Restore a Template's Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Work with Quick Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
CHAPTER 5 Lay Out Pages and Use Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Break a Document into Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Understand Word's Four Types of Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Insert Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Delete a Section Break . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Change the Margins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Change the Margins Quickly by Using a Preset Margin . . . . . . . . . . . . . 160
Choose Custom Margins by Using the Page Setup Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Change the Margins to Suit the Contents of a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Set the Paper Size and Orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Add Line Numbers to Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Insert Manual Page Breaks to Control Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Align Text Vertically on a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 
FM.indd 7 5/31/07 5:14:11 PM viii How to Do Everything with Microsoft Word 2007 HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9069-8 /Front Matter 
Add Headers and Footers to Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Understand How Headers and Footers Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Insert a Predefined Header or Footer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Control Header and Footer Placement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Use Different First-Page Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Create Odd and Even Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Create Different Headers and Footers in Different Sections . . . . . . . . . . 173
Remove a Header or Footer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Add Page Numbers to Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Add a Header or Footer to the Gallery So You Can Reuse It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Place Text Precisely with Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Insert a Preset Text Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Draw a Text Box of Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Change the Formatting of a Text Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Flow Text from One Text Box to Another . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Add a Text Box to the Text Box Gallery for Reuse . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
CHAPTER 6 Spelling, Grammar, Research, and Translation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Check Spelling and Grammar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Decide Whether to Use the Spelling Checker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Decide Whether to Use the Grammar Checker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Set Spelling and Grammar Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Check Spelling and Grammar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Create, Maintain, and Manage Custom Dictionaries . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Turn Off Spell Checking Temporarily . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Research a Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Configure Research Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Use Parental Control to Filter Out Offensive Content . . . . . . . . . . . . . . . 200
Translate Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
CHAPTER 7 Add Graphics, Diagrams, and Borders to Your Documents . . . . . . . . . 203
Understand How Word Handles Graphical Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Insert Clip Art, Photographs, Movies, and Sounds in Documents . . . . . . . . . . . . 205
Work with Shapes, WordArt, and Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Add Shapes to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Add Text to a Shape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Add WordArt Objects to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Add Charts to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Add SmartArt Diagrams to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Add Pictures to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Insert a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Crop a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Format a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Format, Position, and Layer Drawing Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Format a Drawing Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Position Drawing Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Layer Drawing Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 
FM.indd 8 5/31/07 5:14:12 PM Contents ix HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9068-8 /Front Matter 
Add Borders and Shading to Provide Emphasis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Add a Border to Text or a Paragraph . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Add a Border to a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Apply Shading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Apply a Background to a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Position Background Text on Every Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Insert Equations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
CHAPTER 8 Print and Fax Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Choose Printing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Use Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Open Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Preview the Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Change the Page Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Print a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Control Printing Using the Print Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Print Directly from the Desktop or a Windows Explorer Window . . . . . . . . . . . 250
Fax a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
CHAPTER 9 Make Word Easier to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Configure Essential Editing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Bring AutoCorrect Under Your Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Set Up Math AutoCorrect If You Need It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Tame AutoFormat As You Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Configure Paste Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Save Time and Keystrokes with AutoCorrect Entries and Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Understand What AutoCorrect Is and How It Works . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Create AutoCorrect Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Delete an AutoCorrect Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Create AutoCorrect Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Create a New Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Create Custom Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Create a Style Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Create a Style by Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Work with Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Insert a Building Block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Create a Building Block of Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Customize the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Change the Position of the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Customize the Items on the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Customize the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Customize Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Install Add-Ins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Install a Word Add-In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Install a COM Add-In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
CHAPTER 10 Share, Edit, and Revise Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Track the Changes Made to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Verify Your User Name and Initials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 
FM.indd 9 5/31/07 5:14:13 PM x How to Do Everything with Microsoft Word 2007 HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9069-8 /Front Matter 
Configure Options for Track Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Work with Track Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Review Tracked Changes in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Compare or Combine Two Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Use Comments in Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Insert a Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Edit a Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
View Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Navigate from Comment to Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Delete a Comment or All Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Print Comments and Other Markup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Share Documents with Your Colleagues via a Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Cancel Opening a Document That's in Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Open a Read-Only Copy of the Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Create a Local Copy and Merge Your Changes Later . . . . . . . . . . . . . . . 302
Tell Word to Notify You When the File Becomes Available . . . . . . . . . . 303
Send Documents via E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Send a Document as an E-mail Attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Receive a Document Sent as an Attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
CHAPTER 11 Create Tables and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Work with Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Create a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Enter Text, Navigate, and Edit in Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Insert and Delete Cells, Rows, and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Move Cells, Rows, and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Merge and Split Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Split a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Create a Nested Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Apply a Design to a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Set Up the Rows, Columns, and Cells in a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Creating Table Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Sort Table Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Perform Calculations in Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Convert a Table to Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Create Columns of Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Create Columns Using the Columns Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Insert and Delete Column Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Use Different Numbers of Columns in Different Parts of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
CHAPTER 12 Create Bookmarks, References, Footnotes, and Indexes . . . . . . . . . . . 331
Mark Parts of a Document with Bookmarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Set a Bookmark to Mark a Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Go to a Bookmark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Display Bookmarks in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Delete a Bookmark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Insert References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335 
FM.indd 10 5/31/07 5:14:13 PM Contents xi HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9068-8 /Front Matter 
Create Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Insert a Footnote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Insert an Endnote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
Choose Options for Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Convert Footnotes to Endnotes or Vice Versa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Display the Footnote Area or Endnote Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Review and Move Among Footnotes or Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Create an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Understand How Indexing Works in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Mark Index Entries and Subentries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Produce the Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Format an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Update an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Create a Table of Contents, Figures, or Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Create a Table of Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Create a Table of Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Create a Table of Figures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Insert Figure Captions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
CHAPTER 13 Blog and Create Web Pages with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Blog from Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
Find Out Whether Word Supports Your Blogging Service . . . . . . . . . . . . 354
Get Set Up for Blogging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
Create a Blog Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Publish to Your Blog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Publish a Document That's Not Set Up as a Blog Post . . . . . . . . . . . . . . 360
Edit a Blog Post You've Already Published . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Manage Multiple Blog Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
Choose Which Account You Post To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Choose the Category for a Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Understand Saving Directly to an Intranet Site or Internet Server . . . . . . . . . . . 363
Choose Web Options to Control How Word Creates Web Pages . . . . . . . . . . . . . 364
Choose Options on the Browsers Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Choose Options on the Files Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Choose Options on the Pictures Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Choose Options on the Encoding Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Choose Options on the Fonts Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Understand HTML, Round Tripping, and Web File Formats . . . . . . . . . . . . . . . 366
Word's Standard HTML Tags and Custom Tags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
HTML as a "Native" File Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Understand Word's Three Web File Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Save a Word Document as a Web Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Put the Web Page Preview Command on the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Use Web Page Preview to Preview the Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369
Save As a Web Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369 
FM.indd 11 5/31/07 5:14:14 PM xii How to Do Everything with Microsoft Word 2007 HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9069-8 /Front Matter 
CHAPTER 14 Create Forms to Collect Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
Create a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Plan What the Form Will Do . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Decide Between a Document and a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
Start the Form Document or Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
Add the Developer Tab to the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Switch to Design Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Add Content Controls to the Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Protect a Form Against Unwanted Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384
Set Up a Form So It Prints Only the Form Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Fill Out a Form Someone Else Has Created . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
CHAPTER 15 Use Fields to Streamline Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Understand What Fields Are and When to Use Them . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Understand the Fields That Word Provides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Know What Fields Look Like and How They Behave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Insert a Date and Time Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
See How Word Displays Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Update a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Turn On Field Shading for All Fields All the Time . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Toggle Between Field Codes and Field Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Insert Fields in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392
Understand the Categories of Fields That Word Provides . . . . . . . . . . . . 392
Insert Fields Using the Field Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392
Edit a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Update Fields Automatically When You Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Lock Fields to Prevent Them from Being Changed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
CHAPTER 16 Mail Merge Letters and Much More . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Plan and Start a Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
Create the Main Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
Choose Options for Merged Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
Choose Options for Merged Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Specify the Data Source to Use for the Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Create a New List for the Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
Open an Existing List or Query a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Use Your Outlook Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Edit the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Sort the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Filter the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Remove Duplicate Records from the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Search for a Particular Entry in the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Validate the E-mail Addresses in the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Insert Merge Fields and Text in the Main Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Insert an Address Block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Insert a Greeting Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Insert Other Merge Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422
Save the Main Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422 
FM.indd 12 5/31/07 5:14:15 PM Contents xiii HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9068-8 /Front Matter 
Preview and Check the Merged Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422
Perform the Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Create Individual Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Merge Directly to a Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Merge Directly to E-mail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Restore a Main Document to a Regular Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
CHAPTER 17 Use Outlines and Create Master Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Create an Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Understand the Basics of Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Start an Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Select, Promote, and Demote in Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
Reorder Paragraphs in the Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
Apply Formatting in Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
Print the Outline of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Create Outline Numbered Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Close Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Work with Master Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Understand What a Master Document Is and When to Create One . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Create a Master Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
View the Master Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Expand and Collapse Subdocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Work with Subdocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
Edit the Master Document and Subdocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Add Headers and Footers to a Master Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Convert a Master Document to a Normal Document . . . . . . . . . . . . . . . . 448
CHAPTER 18 Protect Your Valuable Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
Understand Word's Security Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
Protect a Document with a Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
Protect a Document with Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Implement Read-Only Protection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Apply Editing and Formatting Restrictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
Apply Access Restrictions to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Understand What IRM Is and When to Use It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Implement IRM on a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Open a Document That Has Permissions Applied . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Apply a Digital Signature to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Set Word Up to Use a Digital Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Apply a Digital Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
Remove Sensitive or Personal Information from a Document . . . . . . . . . . . . . . . 465
APPENDIX Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475

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