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Contents Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv CHAPTER 1 Get Up to Speed with Word 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Start Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Understand the Word Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Understand Documents and Their Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Open an Existing Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Open a Recent Document Using the Office Button Menu . . . . . . . . . . . . 11 Use the Open Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Open a Document from a Windows Explorer Window . . . . . . . . . . . . . . 15 Open a Document from Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Open Documents Saved in Different Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Convert a Document to Word 2007 Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Use Views, Zooming, and Splitting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Choose Essential View Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Zoom the View In and Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Change the View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Change Views Using the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Use the Improved Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Use Print Layout View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Use Draft View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Use Web Layout View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Use Full Screen Reading View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Use Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Use Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Split the Document Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Open Extra Windows to See More of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Get Help with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 CHAPTER 2 Create and Save Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Create New Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Create a Blank Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Create a Document Based on a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Base a New Document on an Existing Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 FM.indd 5 5/31/07 5:14:10 PM HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9069-8 /Front Matter vi How to Do Everything with Microsoft Word 2007 Save Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Tell Word Where to Keep Your Documents and How to Save Them . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Save a Document for the First Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Save a Document That Already Has a Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Save a Document Using a Different Name, Folder, or Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Save a Document as PDF or XPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Enter Property Information for a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 CHAPTER 3 Navigate, Enter Text, and Use Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Understand the Secret of Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Understand What a Paragraph Is (in Word) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Understand What a Section Is . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Navigate Around Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Navigate with the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Navigate with the Mouse and the Scroll Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Select Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Move Quickly Through Search Results, Tables, Headings, or Other Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Navigate with the Document Map and Thumbnails . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Enter Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Enter Text Using the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Enter Text Using Copy and Paste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Insert a Document or Part of One . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Enter Text Using Handwriting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Enter Text Using a Scanner and OCR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Enter Text Using Speech Recognition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Enter Symbols and Special Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Edit Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Move or Copy Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Copy Several Items to the Clipboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Perform Special Pasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Delete Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Use Undo and Redo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Use Find and Replace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Find Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Find Characters You Can't Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Perform Advanced Searches with Wildcards and Pattern Matching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Replace Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Find and Replace Formatting or Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Replace Special Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 CHAPTER 4 Format Text Efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Understand Word's Main Formatting Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Format with the Mini Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Format with the Ribbon's Home Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 FM.indd 6 5/31/07 5:14:11 PM HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9068-8 /Front Matter Contents vii Format with Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Format from the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Apply Fast Font Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Apply Common Font Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Apply Less Common Font Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Apply Fast Paragraph Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Set Alignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Use Indentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Change the Line Spacing and Paragraph Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Set Tabs for Positioning Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Create Bulleted and Numbered Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Create a Numbered List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Continue an Existing List or Change the Starting Number . . . . . . . . . . . 134 Change the Position of a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Create a Bulleted List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Understand and Use Language Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Format Long Documents Efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Understand the Essentials of Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Learn Where Word Stores Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Apply Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Know When to Use Each Type of Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Update, Replace, or Remove Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Customize the Styles on the Quick Style Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Let Word Pick Styles for You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 See Which Styles You've Applied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Use Themes to Apply Complex Formatting Quickly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Understand What a Theme Is . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Learn Where to Find Your Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Get Started with Themes and Quick Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Change the Theme or Parts of It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Create a New Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Restore a Template's Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Work with Quick Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 CHAPTER 5 Lay Out Pages and Use Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Break a Document into Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Understand Word's Four Types of Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Insert Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Delete a Section Break . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Change the Margins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Change the Margins Quickly by Using a Preset Margin . . . . . . . . . . . . . 160 Choose Custom Margins by Using the Page Setup Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Change the Margins to Suit the Contents of a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Set the Paper Size and Orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Add Line Numbers to Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Insert Manual Page Breaks to Control Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Align Text Vertically on a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 FM.indd 7 5/31/07 5:14:11 PM viii How to Do Everything with Microsoft Word 2007 HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9069-8 /Front Matter Add Headers and Footers to Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Understand How Headers and Footers Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Insert a Predefined Header or Footer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Control Header and Footer Placement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Use Different First-Page Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Create Odd and Even Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Create Different Headers and Footers in Different Sections . . . . . . . . . . 173 Remove a Header or Footer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Add Page Numbers to Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Add a Header or Footer to the Gallery So You Can Reuse It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Place Text Precisely with Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Insert a Preset Text Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Draw a Text Box of Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Change the Formatting of a Text Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Flow Text from One Text Box to Another . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Add a Text Box to the Text Box Gallery for Reuse . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 CHAPTER 6 Spelling, Grammar, Research, and Translation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Check Spelling and Grammar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Decide Whether to Use the Spelling Checker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Decide Whether to Use the Grammar Checker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Set Spelling and Grammar Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Check Spelling and Grammar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Create, Maintain, and Manage Custom Dictionaries . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Turn Off Spell Checking Temporarily . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Research a Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Configure Research Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Use Parental Control to Filter Out Offensive Content . . . . . . . . . . . . . . . 200 Translate Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 CHAPTER 7 Add Graphics, Diagrams, and Borders to Your Documents . . . . . . . . . 203 Understand How Word Handles Graphical Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Insert Clip Art, Photographs, Movies, and Sounds in Documents . . . . . . . . . . . . 205 Work with Shapes, WordArt, and Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Add Shapes to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Add Text to a Shape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Add WordArt Objects to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Add Charts to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 Add SmartArt Diagrams to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 Add Pictures to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 Insert a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 Crop a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 Format a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Format, Position, and Layer Drawing Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Format a Drawing Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Position Drawing Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Layer Drawing Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 FM.indd 8 5/31/07 5:14:12 PM Contents ix HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9068-8 /Front Matter Add Borders and Shading to Provide Emphasis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Add a Border to Text or a Paragraph . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 Add a Border to a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 Apply Shading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 Apply a Background to a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Position Background Text on Every Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Insert Equations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 CHAPTER 8 Print and Fax Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 Choose Printing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 Use Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 Open Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 Preview the Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 Change the Page Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 Print a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 Control Printing Using the Print Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 Print Directly from the Desktop or a Windows Explorer Window . . . . . . . . . . . 250 Fax a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 CHAPTER 9 Make Word Easier to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 Configure Essential Editing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 Bring AutoCorrect Under Your Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 Set Up Math AutoCorrect If You Need It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 Tame AutoFormat As You Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 Configure Paste Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 Save Time and Keystrokes with AutoCorrect Entries and Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262 Understand What AutoCorrect Is and How It Works . . . . . . . . . . . . . . . . 262 Create AutoCorrect Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 Delete an AutoCorrect Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Create AutoCorrect Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Create a New Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267 Create Custom Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Create a Style Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Create a Style by Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270 Work with Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271 Insert a Building Block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271 Create a Building Block of Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 Customize the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 Change the Position of the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 Customize the Items on the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 Customize the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278 Customize Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Install Add-Ins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Install a Word Add-In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Install a COM Add-In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284 CHAPTER 10 Share, Edit, and Revise Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 Track the Changes Made to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 Verify Your User Name and Initials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 FM.indd 9 5/31/07 5:14:13 PM x How to Do Everything with Microsoft Word 2007 HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9069-8 /Front Matter Configure Options for Track Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 Work with Track Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290 Review Tracked Changes in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 Compare or Combine Two Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 Use Comments in Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 Insert a Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 Edit a Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 View Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Navigate from Comment to Comment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Delete a Comment or All Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 Print Comments and Other Markup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 Share Documents with Your Colleagues via a Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 Cancel Opening a Document That's in Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Open a Read-Only Copy of the Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Create a Local Copy and Merge Your Changes Later . . . . . . . . . . . . . . . 302 Tell Word to Notify You When the File Becomes Available . . . . . . . . . . 303 Send Documents via E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 Send a Document as an E-mail Attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 Receive a Document Sent as an Attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 CHAPTER 11 Create Tables and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305 Work with Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306 Create a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306 Enter Text, Navigate, and Edit in Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311 Insert and Delete Cells, Rows, and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312 Move Cells, Rows, and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315 Merge and Split Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315 Split a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 Create a Nested Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 Apply a Design to a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 Set Up the Rows, Columns, and Cells in a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 Creating Table Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323 Sort Table Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323 Perform Calculations in Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 Convert a Table to Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327 Create Columns of Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327 Create Columns Using the Columns Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328 Insert and Delete Column Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330 Use Different Numbers of Columns in Different Parts of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330 CHAPTER 12 Create Bookmarks, References, Footnotes, and Indexes . . . . . . . . . . . 331 Mark Parts of a Document with Bookmarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332 Set a Bookmark to Mark a Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332 Go to a Bookmark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333 Display Bookmarks in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334 Delete a Bookmark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334 Insert References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335 FM.indd 10 5/31/07 5:14:13 PM Contents xi HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9068-8 /Front Matter Create Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 Insert a Footnote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 Insert an Endnote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338 Choose Options for Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339 Convert Footnotes to Endnotes or Vice Versa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340 Display the Footnote Area or Endnote Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341 Review and Move Among Footnotes or Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341 Create an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342 Understand How Indexing Works in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342 Mark Index Entries and Subentries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342 Produce the Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344 Format an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346 Update an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346 Create a Table of Contents, Figures, or Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346 Create a Table of Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346 Create a Table of Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348 Create a Table of Figures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350 Insert Figure Captions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350 CHAPTER 13 Blog and Create Web Pages with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 Blog from Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354 Find Out Whether Word Supports Your Blogging Service . . . . . . . . . . . . 354 Get Set Up for Blogging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355 Create a Blog Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357 Publish to Your Blog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359 Publish a Document That's Not Set Up as a Blog Post . . . . . . . . . . . . . . 360 Edit a Blog Post You've Already Published . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360 Manage Multiple Blog Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361 Choose Which Account You Post To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 Choose the Category for a Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 Understand Saving Directly to an Intranet Site or Internet Server . . . . . . . . . . . 363 Choose Web Options to Control How Word Creates Web Pages . . . . . . . . . . . . . 364 Choose Options on the Browsers Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364 Choose Options on the Files Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365 Choose Options on the Pictures Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366 Choose Options on the Encoding Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366 Choose Options on the Fonts Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366 Understand HTML, Round Tripping, and Web File Formats . . . . . . . . . . . . . . . 366 Word's Standard HTML Tags and Custom Tags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 HTML as a "Native" File Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 Understand Word's Three Web File Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 Save a Word Document as a Web Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368 Put the Web Page Preview Command on the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368 Use Web Page Preview to Preview the Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369 Save As a Web Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369 FM.indd 11 5/31/07 5:14:14 PM xii How to Do Everything with Microsoft Word 2007 HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9069-8 /Front Matter CHAPTER 14 Create Forms to Collect Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371 Create a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372 Plan What the Form Will Do . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372 Decide Between a Document and a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373 Start the Form Document or Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373 Add the Developer Tab to the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374 Switch to Design Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374 Add Content Controls to the Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375 Protect a Form Against Unwanted Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384 Set Up a Form So It Prints Only the Form Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385 Fill Out a Form Someone Else Has Created . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386 CHAPTER 15 Use Fields to Streamline Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 Understand What Fields Are and When to Use Them . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388 Understand the Fields That Word Provides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388 Know What Fields Look Like and How They Behave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389 Insert a Date and Time Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389 See How Word Displays Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390 Update a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390 Turn On Field Shading for All Fields All the Time . . . . . . . . . . . . . . . . . 390 Toggle Between Field Codes and Field Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391 Insert Fields in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Understand the Categories of Fields That Word Provides . . . . . . . . . . . . 392 Insert Fields Using the Field Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Edit a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 Update Fields Automatically When You Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 Lock Fields to Prevent Them from Being Changed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400 CHAPTER 16 Mail Merge Letters and Much More . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403 Plan and Start a Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404 Create the Main Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406 Choose Options for Merged Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406 Choose Options for Merged Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408 Specify the Data Source to Use for the Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Create a New List for the Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Open an Existing List or Query a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 Use Your Outlook Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 Edit the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414 Sort the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416 Filter the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 Remove Duplicate Records from the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . 418 Search for a Particular Entry in the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . 418 Validate the E-mail Addresses in the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Insert Merge Fields and Text in the Main Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Insert an Address Block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Insert a Greeting Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421 Insert Other Merge Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422 Save the Main Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422 FM.indd 12 5/31/07 5:14:15 PM Contents xiii HowTo-Tght (8) / How to Do Everything with Microsoft Office Word 2007 / Guy Hart-Davis / 9068-8 /Front Matter Preview and Check the Merged Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422 Perform the Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424 Create Individual Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424 Merge Directly to a Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425 Merge Directly to E-mail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425 Restore a Main Document to a Regular Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426 CHAPTER 17 Use Outlines and Create Master Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427 Create an Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428 Understand the Basics of Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428 Start an Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 Select, Promote, and Demote in Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 Reorder Paragraphs in the Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 Apply Formatting in Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 Print the Outline of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434 Create Outline Numbered Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435 Close Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437 Work with Master Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437 Understand What a Master Document Is and When to Create One . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437 Create a Master Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439 View the Master Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442 Expand and Collapse Subdocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443 Work with Subdocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444 Edit the Master Document and Subdocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448 Add Headers and Footers to a Master Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448 Convert a Master Document to a Normal Document . . . . . . . . . . . . . . . . 448 CHAPTER 18 Protect Your Valuable Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449 Understand Word's Security Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450 Protect a Document with a Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450 Protect a Document with Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452 Implement Read-Only Protection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452 Apply Editing and Formatting Restrictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453 Apply Access Restrictions to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458 Understand What IRM Is and When to Use It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458 Implement IRM on a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458 Open a Document That Has Permissions Applied . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461 Apply a Digital Signature to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462 Set Word Up to Use a Digital Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463 Apply a Digital Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464 Remove Sensitive or Personal Information from a Document . . . . . . . . . . . . . . . 465 APPENDIX Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
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